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Stress verrmeiden: Zeiträuber konsequent bekämpfen!

Kennen Sie das auch? Sie fühlen sich im Berufsalltag permanent unter Zeitdruck. Dauernd sind Besprechungen, die großen immer zeitraubenden wie die kleinen, sich aufsummierenden. Es gibt endlose Telefonkonferenzen und täglich unzählige Emails. Alles soll bearbeitet werden. Und dann kommen diese Fragen, die man nie mit nein beantwortet: Kannst Du mir mal schnell helfen? Hast Du mal eine Minute Zeit? Stress entsteht bereits am Morgen und hält an bis abends an. Hauptstressfaktor ist Zeitdruck bzw. Zeitmangel. Aber muss das so sein?

Stress ist oft hausgemacht. Und gerade beim Stressfaktor „Zeitprobleme“ kann Stress hervorragend vermieden werden. Man muss den Zeiträubern zu Leibe rücken: Zeiträuber sind Besprechungen, die „Verschieberei“, eine mangelnde oder fehlende Prioritätensetzung und unzureichendes Delegieren sowie die Unfähigkeit nein zu sagen. Wenn wir das doch alle wissen, dann müssten wir auch konsequent handeln.

Aus Untersuchungen weiß man: Etwas, was man wirklich will, nimmt in der Regel doppelt so viel Zeit in Anspruch und bringt nur die Hälfte an Ergebnis. Dagegen braucht etwas, was Sie man nicht tun will, nur die Hälfte der Zeit und deutlich mehr an Ergebnis, als erwartet.

Achtzig Prozent der Zeit verwendet man auf Projekte, die nur zwanzig Prozent des Ergebnisses einbringen. Sollten Sie sich da nicht konsequent auf solche ergebnisreichen Aufgaben konzentrieren? Und Sie sollten gezielter mit der Zeit umgehen. Es geht schon mit der Planung los. Nicht einfach einmal anfangen, sondern erst solide planen. Die Zeit lohnt sich allemal. Es müssen klare Prioritäten gesetzt werden und eine realistische Planung gestaltet werden – mit konkreten Zeitangaben. Dann müssen Sie auch einmal Aktivitäten bedingungslos streichen. Es gibt durchaus Aufgaben, die gezielt zu vertagen sind, weil deren Lösung noch nicht gereift ist. Und Sie sollten bei Ihrer Zeitplanung auch festlegen, was Sie von Anfang an delegieren können.

Bei dem Feldzug gegen Zeiträuber gibt es noch ein wichtiges Etappenziel: Verpassen Sie Besprechungen ein klares Zeitgerüst. In 80 % der Fälle gilt der Grundsatz „weniger ist oft mehr“. Mit kurzen Runden kommt man oft in kürzerer Zeit zu besseren Ergebnissen. Das gilt auch für die endlosen Telefonkonferenzen. Versuchen Sie sie zu kürzen, wenn Sie können oder nutzen Sie die Zeit einfach für eine sinnvolle „Zweitbeschäftigung“. Warum nicht zum Beispiel notwendige Emails abarbeiten?

Zu den Zeiträubern gehört auch die „Verschieberei“. Zögern Sie keine Aktivitäten hinaus. Ganz im Gegenteil sollten Sie konsequent besonders unangenehme Aufgaben sofort anfangen. Unterteilen Sie große Aufgaben in kleine Arbeitsschritte. Und lernen Sie kategorisch nein zu sagen bei den vielen kleinen Unterbrechungen im Tagesablauf. Legen Sie solche „Sprechstunden“ auf ein bestimmtes Zeitfenster. Ansonsten machen Sie einfach die Türe zu und „Bitte nicht stören“ daran. In diesem Zeitfenster sind dann auch Telefonate und wirklich wichtige Emails dran.

Zeitdruck abbauen kann auch bedeuten, nicht ständig auf die Uhr zu schauen. Bewusst gegen das Getrieben-sein angehen. Leisten Sie sich ganz im Gegenteil den Luxus, durchaus auch einmal ungezwungen mit der Zeit umzugehen, wenn es um kreative Prozesse geht. Oder machen Sie einfach eine Pause, wenn das erforderlich ist. Atmen Sie tief ein und verzögert aus und das mehrmals. Atembremse nennt man das. Das beruhigt, hilft zusätzlich Stress abbauen und schafft Platz für neue Kreativität.

Und bitte erinnern Sie sich immer daran: Die Zeit ist Ihr Leben!

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